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Assinatura Digital - Calculando a Redução de Custos com Impressão e Reconhecimento de Firmas


Maio-2012 Por: Waldemar Felippe - QualiSign Informática

Em artigo publicado em Janeiro/2012 tratamos dos custos de transporte tidos na formalização de Contratos em Papel. Dando continuidade à série de artigos onde trataremos dos custos que podem ser eliminados ou diminuídos com a utilização da Assinatura Digital, falaremos sobre os custos com impressão e reconhecimento de firmas tidos no processo de formalização de contratos em papel.

Contratos em papel necessitam ter suas vias impressas e, em muitos casos, ter suas assinaturas reconhecidas em cartórios. Para esta análise tomaremos como base uma empresa que necessita formalizar 200 contratos por mês, ou seja, 2400 Contratos por ano. Se cada um destes contratos possuir uma média de 5 (cinco) páginas e necessitar de 2 vias, então a empresa estará produzindo 24.000 páginas por ano.

O custo médio de toner, cartuchos de tinta e papel é de R$ 0,08 por página. Isto significa que a impressão das 24.000 páginas dos Contratos custará R$ 1.920,00 por ano.

Custo Anual de Impressão: 24.000 páginas x R$ 0,08 = R$ 1.920,00

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Um dos principais custos envolvidos no processo de formalização dos contratos é o decorrente da necessidade de reconhecimento de firmas em cartórios. Embora não exigido legalmente, a maioria das empresas requer que as partes reconheçam suas firmas em cartório. Para fins de cálculo destes custos estamos considerando nesta simulação que o Reconhecimento de Firmas será exigido para 70% dos Contratos assinados, representando, desta forma, 1.680 documentos. Os cartórios de São Paulo cobram a importância de R$ 4,00 para cada firma reconhecida por semelhança, em documentos sem valor econômico e R$ 6,00 para documentos com valor econômico. Apesar de Contratos normalmente serem representados por documentos com valor econômico, estaremos considerando que 70% não possuem valor econômico e 30% possuem valor econômico. Contratos são documentos que devem ser firmados por duas ou mais partes e muitas vezes incorpora outras partes tais como testemunhas e aprovações de departamentos jurídicos. De maneira conservadora estaremos considerando, para fins de cálculo, que os contratos possuem apenas 2 partes (Contratante e a Contratada), cada parte sendo representada por 2 assinaturas, sendo ainda necessário o reconhecimento de firma nas 2 vias do contrato. Assim sendo temos os seguintes custos cartoriais:

 

Tipo de Contrato

Documentos/Ano
1680 (70%)

Cálculo do Reconhecimento de Firmas

Custo total com reconhecimento de firmas

Contratos com valor econômico

504 (30%)

504 x 2 assinaturas x 2 vias x R$ 6,00

R$ 12.096,00

Contratos sem valor econômico

1176 (70%)

1176 x 2 assinaturas x 2 vias x R$ 4,00

R$ 18.816,00

Total por ano

1680

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R$ 30.912,00

 

Note que estas despesas levam em consideração apenas uma das partes. A outra parte do contrato também deverá reconhecer suas respectivas firmas e incorrerá nos mesmos custos.

Observe que, quando se trata de formalização de contratos através da assinatura digital, os custos decorrentes de impressão e reconhecimento de firmas em cartórios simplesmente deixam de existir, pois a assinatura digital é realizada sobre documentos eletrônicos (não impressos) e a assinatura digital, desde que feita através de certificados digitais ICP-Brasil, elimina a necessidade de conferências e verificação notariais, como o reconhecimento de firma das assinaturas em papel.

Nos próximos artigos continuaremos abordando as vantangens em termos de custos, processos e aspectos de sustentabilidade obtidos com a adoção da assinatura digital na formalização de contratos eletrônicos, porém podemos afirmar e antecipar que a adoção da assinatura digital para a formalização de contratos eletrônicos pode significar umaredução, dependendo do cenário analisado, de até 80% dos custos tidos com o processo de formalização de contratos baseados em papel.

Caso você tenha interesse em fazer uma simulação baseada na realidade de sua empresa, entre em contato conosco.