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Calculando o ROI de uma Solução de Assinatura Digital


Outubro-2012 - Por: Waldemar Felippe - QualiSoft Informática

Com a atual conjuntura econômica mundial as empresas estão buscando todos os meios possíveis para otimizar processos, reduzir custos operacionais e aumentar suas vantagens competitivas. A mudança do processo manual de formalização de contratos para um processo automatizado contratos eletrônicos que contemple todos os aspectos formais e as garantias legais é um dos caminhos chaves para se atingir estes objetivos.

Cada contrato em papel, formalizado através da assinatura de próprio punho, custa para as empresas, dentro de uma estimativa média extremamente conservadora, cerca de R$ 40,00 em impressão, cartórios, transporte e encaminhamento, digitalização, arquivamento e perda e recuperação de documentos. Embora um pouco menores (cerca de 30% menores), estes mesmos custos são experimentados pelas outras partes do contrato (fornecedores, parceiros, etc.).

Implementar uma solução de assinatura digital de contratos eletrônicos pode significar uma redução, dependendo do cenário analisado, de até 80% dos custos tidos com o processo de formalização de contratos baseados em papel. Como o investimento inicial para a implantação da solução é extremamente baixo, o prazo para o retorno do investimento é seguramente muito curto, não ultrapassando pouquíssimos meses ou até mesmo dias, mesmo em cenários onde existe a necessidade de serviços de integração e/ou personalização (investimento inicial). Com a assinatura digital, seus clientes, fornecedores e parceiros de negócios também estarão se beneficiando, não só da redução dos custos, mas também da otimização dos processos.

Obviamente, a concretização das estratégias organizacionais de uma empresa dependente da gestão adequada de projetos, programas e portfólios. Nesse sentido, a responsabilidade financeira aumenta permanentemente e a sua mensuração é obrigatória. E a adoção de uma solução de assinatura digital não foge dessas premissas. A medida financeira utilizada para avaliar a eficiência de um determinado investimento é conhecida como Retorno do Investimento ou simplesmente ROI (Return on Investment). A taxa de retorno prevista é calculada em função do preço (ou custo) do investimento e dos ganhos futuros atribuíveis ao investimento.

Para que se possa calcular o ROI e o prazo necessário para o retorno do investimento realizado na adoção de uma solução de assinatura digital faz-se necessário calcular-se o Custo Total de Propriedade (TCO – Total Cost of Ownership) da Solução de Assinatura Digital a ser adotada, bem como o TCO do processo manual de assinatura de documentos que será substituído pela nova solução.

Para se calcular o TCO de uma solução de assinatura digital devemos considerar os custos de implantação e manutenção da solução adotada. A tabela abaixo lista alguns pontos que devem ser considerados para se determinar o TCO de uma solução de assinatura digital.

Métrica

Descrição

Custo Inicial do Sistema

Custo de licenciamento da solução

Custo de Instalação e Integração

Custos internos com recursos de TI e custos externos com serviços profissionais necessários para a implementação e integração da solução

Custo Anual de Manutenção e Suporte

Taxas cobradas pelo fornecedor da solução a título de manutenção, suporte, etc.

Custos Internos de Manutenção

Custos anuais de pessoal técnico necessário para manter a solução, o que inclui o controle de acesso e outras parametrizações da solução.

Custos Adicionais

Qualquer custo adicional que estiver diretamente relacionado com a solução de assinatura digital


Para o cálculo do TCO do processo de assinatura manual (próprio punho) de contratos devem ser considerados os custos de impressão, reconhecimento de firmas, transporte, digitalização, arquivamento, perda e recuperação destes documentos. Você poderá acessar abaixo os artigos já publicados e que demonstram como calcular estes custos:

Assinatura Digital - Calculando a Redução de Custos com Impressão e Reconhecimento de Firmas

Reduzindo os Custos de Digitalização, Arquivamento e Recuperação de Documentos
através da Assinatura Digital

Assinatura Digital - Calculando a Redução de Custos com Transporte

Uma vez calculado TCO de sua empresa com a assinatura de contratos em papel você pode utilizar a formula abaixo para calcular o prazo esperado para obter ROI realizado na adoção de uma solução de assinatura digital:

 

ROI = Lucro Líquido ÷ Investimentos Realizados x 100

ROI = (TCO de Contratos em Papel – TCO da Assinatura Digital) ÷ Desembolso Inicial x 100

Tempo Esperado para o ROI, em meses = Desembolso Inicial ÷ (TCO de Contratos em Papel – TCO da Assinatura Digital)

Apenas como referência e baseado na experiência tida pela maioria dos clientes do principal Portal de Assinatura Digital do país (www.documentoeletronico.com.br), são reportados prazos médios de 2 a 4 meses para o retorno do investimento, isto quando envolvem custos iniciais de integração e personalização. Nas situações onde não existem estes custos iniciais, não existe o investimento inicial e, portanto os ganhos passam a ser imediatos.

A QualiSoft desenvolveu um guia completo e didático para o permitir que você calcule o TCO do processo de formalização de Contratos em Papel, o TCO de uma solução de Assinatura Digital, incluindo exemplos de cálculo de ROI e prazo para o retorno do investimento adequados ao perfil de sua empresa. Para uma demonstração personalizada e uma estimativa de custos que lhe permita calcular o seu TCO e o ROI, entre em contato conosco.