Comgás consolida e expande uso da assinatura digital

Cliente

Comgás

Solução Proposta

Solução SaaS (Software como Serviço) de Assinatura Digital e Workflow através do Portal QualiSign

Necessidade do Cliente

Expansão do uso da assinatura digital para outros departamentos

Principais Resultados

Aumento da agilidade, redução de custos e melhor controle

A Experiência

Há três anos, mais exatamente no primeiro semestre de 2013, a Companhia de Gás de São Paulo (Comgás), por meio de sua área de gestão de compras, implantou a assinatura digital em contratos com fornecedores. Apesar das dificuldades iniciais de adaptação, principalmente dos fornecedores, a medida foi um sucesso e obteve reconhecimento do mercado. Tanto que a Comgás continua sendo visitada por diversas empresas para conhecer, de perto, a iniciativa.

O responsável pela implementação do projeto foi Maurício Delfino, analista sênior de suprimentos da Comgás, hoje consultor de Gestão Contratados. Entusiasta do paperless e da inovação, Delfino relembra um episódio que foi um marco no processo de adoção da assinatura digital da Companhia.

“Um caso emblemático, entre os nossos fornecedores, é o de uma pequena empresa de terraplenagem com apenas dois sócios, pai e filho, que dirigiam seus tratores e, no meio do lamaçal, retiraram do bolso os seus certificados digitais para assinarem imediatamente o contrato. A partir daí tivemos a evidência de que o certificado digital já estava sendo utilizado por empresas de pequeno porte, o que antes parecia um possível obstáculo para massificar a implementação da assinatura digital. Esse exemplo reforçou ainda mais a nossa convicção de que estávamos no caminho certo”, comenta Delfino.

“A tecnologia tem suas peculiaridades e demora algum tempo para encantar. Mas, depois que isto acontece, começa um círculo virtuoso que contagia rapidamente as pessoas. Isto ocorreu na Comgás e na sequência outros setores da empresa começaram a utilizar os serviços”, observa o consultor de Gestão de Contratadas da Companhia.

O resultado? Mais eficiência e agilidade. Com a adoção dessa tecnologia, a Comgás diminuiu significativamente o tempo de seus processos internos, reduziu custos e ganhou em produtividade.

Não por acaso, a cultura da assinatura digital está cada vez mais disseminada na empresa, que tem mais de 1,6 milhão de clientes em sua área de concessão. “É cada vez mais comum discutirmos novos processos ou rever os processos existentes sempre considerando a utilização desta tecnologia. Sempre com o pensamento inovador e a vontade de fazer acontecer, nós continuamos no caminho da busca incessante por maior eficiência operacional”, afirma Delfino.

Conheça outros exemplos dessa experiência de sucesso da Comgás

Ganho de produtividade

Na área de contratos, a Comgás consolidou o processo e hoje trabalha com “zero papel”. Uma das constatações recentes foi o ganho de produtividade no processo de formalização. “Tivemos um ganho de 65% no tempo de formalização do contrato, o que gerou um impacto de 14% na produtividade dos recursos”, destaca Maurício Delfino.

Notificação eletrônica

A Comgás reduziu o tempo de envio de notificações para as empresas contratadas que não cumprem prazos e também em casos de danos cometidos por terceiros — por exemplo, outras concessionárias de serviços que, ao realizar obras de escavação, atingem a rede de gás.

Antes, esses casos eram notificados por meio de uma carta registrada com aviso de recebimento (AR).

“Você tinha que imprimir a notificação e preparar o envelope e as informações para as ARs. Isto levava em média três dias. Por e-mail, o tempo é medido em minutos, além de o custo ser menor e o processo de envio e verificação ser muito mais prático”, explica Delfino.

Procuração Eletrônica

Necessária no processo de delegação de poderes, a procuração é uma ferramenta essencial por dar celeridade aos processos e projetos da empresa. Na Comgás, o departamento jurídico, responsável pelas áreas de contratos e atos societários, inovou com a assinatura digital de procurações eletrônicas. Como consequência, a delegação de poderes ficou mais ágil, além de reduzir custos.

“Uma procuração em papel levava de uma a duas semanas para ser formalizada. Com a eletrônica, passou a tomar de um a três dias”, enfatiza Marília Ventura, advogada da empresa.

“No início, alguns órgãos tiveram alguma dificuldade para entender o que era uma procuração assinada digitalmente, mas hoje a maioria já aceita”, comenta Marília.

Entre os que hoje acatam normalmente o documento eletrônico estão a Junta Comercial SP, o CREA-SP, a Arsesp (Agência Reguladora de Saneamento e Energia do Estado de São Paulo), a Sabesp e outras concessionárias.

O controle no mundo eletrônico também é bem mais fácil. Nas renovações, por exemplo, o departamento jurídico é notificado antecipadamente do vencimento das procurações e o processo de renovação é simplificado, permitindo a criação de uma nova procuração a partir de outra previamente existente. A localização das procurações no mundo eletrônico também é mais simples, pois ela está sempre disponível no Portal.

‘As Built’ assinado digitalmente

Outra aplicação da assinatura digital está na área de Cadastro Técnico de redes de distribuição de gás. A Comgás adiciona anualmente cerca de 1.000 km em redes de gás. A área de Cadastro Técnico é a responsável por controlar, mapear e monitorar todo este crescimento. Após a execução de uma obra de construção de rede, os prestadores de serviços precisam enviar a planta de execução para que a área de Cadastro Técnico possa saber com exatidão qual trabalho foi realizado — e onde.

“Muitas vezes o fornecedor encontra em campo alguns obstáculos que não foram possíveis de ser mapeados na etapa de projeto. Por isso é necessário que ele nos entregue a nova planta após a execução de cada serviço. A esta planta damos o nome de ‘As Built’ (como está feito, em tradução livre) ”, esclarece Sílvio Tomaz, analista da Área de Cadastro Técnico da Comgás.

A planta é enviada e assinada digitalmente pelo prestador de serviço através do Portal QualiSign, sendo assinada em seguida pelo engenheiro da Comgás.

Segundo Sílvio, o processo implantado há um ano tornou muito mais ágil o dia-a-dia do departamento. “Uma planta levava em média sete dias para ser assinada e agora, no meio digital, leva apenas dois dias úteis. Tecnicamente ela poderia ser assinada em apenas cinco minutos! Esta é uma grande vantagem, mas também tivemos outros benefícios: maior segurança, porque a planta não fica ‘andando’ por aí na garupa do motoboy; a redução de custos pelo lado do fornecedor, pois a planta era impressa em papel vegetal e enviada fisicamente para a Comgás.”

Além da economia dos prestadores de serviço, a Comgás obteve uma redução de custo de 15 a 20 mil reais por ano, sem contar com o que gastaria com o armazenamento e gestão do estoque crescente das plantas em papel. Hoje, 97% do volume de plantas “As Built” já estão inseridas no processo com a assinatura digital, com uma média mensal de 120 folhas.

A mobilidade e a conveniência são outras vantagens, de acordo com o analista da Área de Cadastro Técnico da Comgás. “As obras estão distribuídas por várias cidades do estado, e, com a distância, o processo de formalização demorava ainda mais. O engenheiro antes precisava voltar à matriz para assinar os ‘As Builts’. Hoje, ele acessa o Portal de onde estiver e assina, colocando um fim ao problema. ”

Sobre a Comgás

A Companhia de Gás de São Paulo (Comgás) trabalha para ser a melhor alternativa energética para as pessoas, as empresas e a sociedade, oferecendo serviços e soluções que antecipam o futuro.

Com fornecimento ininterrupto e assistência especializada 24h, a Comgás atende mais de 1,6 milhão de clientes em sua área de concessão no estado de São Paulo: a Região Metropolitana de São Paulo, a Região Administrativa de Campinas, a Baixada Santista e o Vale do Paraíba.

A Companhia possui cerca de 14 mil quilômetros de rede de distribuição em 85 municípios, abastecendo com gás natural os segmentos industrial, comercial, residencial e automotivo, além de viabilizar projetos de cogeração e fornecer gás para usinas de termogeração.