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Construtora Camargo Corrêa simplifica processos com assinatura digital

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Cliente

Construtora Camargo Corrêa

Solução Proposta

Solução SaaS (Software como Serviço) de Assinatura Digital e Workflow através do Portal QualiSign

Necessidade do Cliente

Agilizar a gestão de documentos e simplificar processos

Principais Resultados

Redução de prazo de todo o processo de criação de procurações de 15 para 2 dias úteis. Economia significativa nos custos de transporte de documentos, reconhecimento de firma , autenticação de cópias e geração de papel . Aumento de produtividade no tempo do advogado na gestão de documentos. Economia verde (24 mil folhas já foram economizadas).

A Experiência

Popularização do uso de smartphones como ferramentas de trabalho, participação cada vez maior de videoconferências em substituição a viagens de negócios e biometria para acessar edifícios e salas. Cada vez mais a rotina dos executivos é tomada pelas novas tecnologias que ajudam a desburocratizar processo. Na sede da Construtora Camargo Corrêa, uma das maiores empresas do setor de construção pesada e especializada em obras complexas e de grande porte, um novo recurso tem facilitado a vida de diretores e vice-presidentes. O emprego da assinatura digital em documentos eletrônicos foi a saída identificada para agilizar a gestão de documentos e adotar uma solução sustentável e inovadora.

Por meio do sistema, a distância de mais de 3 mil quilômetros que separam a sede da Construtora Camargo Corrêa, em São Paulo, da obra da Usina Hidrelétrica de Jirau, em Porto Velho (RO), já é superada em poucos minutos. Se a complexidade para garantir a chegada de suprimentos ao canteiro de obra ainda requer um exercício de logística, pois muitas vezes as obras estão localizadas em locais remotos ou mesmo em outros países, a Diretoria Jurídica da Construtora conseguiu contornar a liberação de documentos e contratos desenvolvendo um projeto pioneiro no setor de construção pesada.

A empresa concluiu no ano passado a instalação da assinatura digital para expedição de procurações. Agora, um documento que duravam em torno de 15 dias úteis da criação à entrega ao portador passou a ser liberado em até dois dias. “O prazo para redação e estruturação do texto ainda é o mesmo. Mas assim que a procuração recebe a assinatura digital do responsável da área, o documento está liberado eletronicamente para o portador utilizar”, explica Marcelo Vicentini Marchetti, gerente responsável pela área contratual da Diretoria Jurídica da Camargo Corrêa.

A segunda etapa da certificação digital da Construtora Camargo Corrêa já foi iniciada: irá levar o benefício aos 5.000 fornecedores da empresa. Em dezembro de 2012, foi feita a assinatura do primeiro contrato com fornecedor para aquisição de equipamento. O produto era destinado à obra da Usina Hidrelétrica Jirau e todo o processo foi feito de forma eletrônica, sem a necessidade de qualquer tipo de deslocamento físico de papéis. O próximo passo é habilitar, até o final deste ano, os gerentes das obras a utilizarem o sistema. Na primeira fase do projeto, apenas diretores e vice-presidentes estão autorizados no ambiente digital.

“Optamos em iniciar o processo pela Diretoria para quebrar qualquer tipo de resistência que poderia aparecer nos canteiros de obras. Além de servir de exemplo e incentivar os gerentes a utilizarem a certificação digital, os diretores já estão habilitados para visualizar on-line todos os novos contratos que forem gerados”, diz Marchetti. Contratos, procurações, acordos, aditivos e uma infinidade de documentos passaram a ser monitorados pelos gestores em tempo real de forma remota.

Quando o governo regulamentou a certificação digital, em 2001, existia uma expectativa de uma rápida popularização do sistema. Não foi isso que ocorreu. Apesar de grande parte das empresas estar apta a utilizar em virtude de a Receita Federal exigir a certificação, a prática não é comum no mercado de construção pesada nas relações entre fornecedores e construtoras. O sistema bancário e as seguradoras ainda são os setores que mais utilizam a ferramenta.

O grande benefício do emprego da tecnologia é a diminuição da burocracia. O responsável por assinar o contrato é notificado por e-mail e utiliza um token para validar o documento. O próprio sistema notifica por e-mail a próxima pessoa que deve assina-lo. E assim por diante. O gestor do contrato acompanha todos os passos em tempo real. Concluído o processo, o documento fica disponível on-line para as pessoas autorizadas a visualiza-lo.

A assinatura digital tem a mesma validade jurídica de um contrato com firma reconhecida em cartório. A diferença é que não foi preciso pegar fila e utilizar nenhuma folha de papel, bem como as partes não precisam se deslocar para assinar um documento. “Antes um portador precisava viajar para entregar uma procuração em outro Estado. Isso acabou”, diz Marchetti.

Pela sede da Construtora Camargo Corrêa circulam, em média, 200 procurações e contratos com fornecedores por mês. A estimativa é de que 24 mil folhas foram economizadas com a adoção do novo sistema. Quando o processo estiver implantado em todas as obras, a previsão é de que mais de mil contratos por mês tramitem apenas no ambiente virtual.

“Procuramos sempre buscar a inovação com sustentabilidade e envolver nossos fornecedores e clientes neste processo. Este é o espírito e um dos diferenciais da Camargo Corrêa”, afirma Marchetti. Em 2012, a empresa ganhou o Prêmio Época Verde pelo trabalho realizado na redução da emissão de gases de efeito estufa. O Plano de Gestão de Carbono da Construtora Camargo Corrêa tem como objetivo derrubar as emissões em 37% até 2020.

Outro ganho de desempenho tem sido no armazenamento de documentos. A empresa há alguns anos aluga espaço para guardar contratos e outros documentos. Com a certificação digital, o documento fica armazenado no servidor por um período e é feito também um back-up digital. O processo envolve ainda economia nas despesas de reconhecimento de firma, remessa, cópias autenticadas e o tempo do advogado em gerenciar os documentos.

Segundo Waldemar Felippe, diretor da Qualisoft, a adoção da certificação digital por uma empresa do porte da Construtora Camargo Corrêa é sempre um divisor de água na popularização do sistema. A opção adotada pela Construtora foi a do Portal QualiSign, que teve a área de uso exclusivo dos funcionários da empresa personalizada para facilitar a navegação e manter a identidade visual da Camargo Corrêa.

Sobre a Construtora Camargo Corrêa

Com presença na América Latina e África, a Construtora Camargo Corrêa é uma empresa com vocação para a execução de projetos de grande porte e de alta complexidade logística, construtiva e de engenharia. Em mais de 70 anos de atuação, constam em seu portfólio algumas das mais importantes obras dos segmentos de Energia, Construções Industriais, Óleo & Gás, Transporte de Massa e Saneamento, entre outros segmentos. Destacam-se em seu portfólio empreendimentos como o Metrô de São Paulo, a Ponte Rio Negro, a Usina Hidrelétrica de Tucuruí, o Aeroporto de Cumbica, o Gasoduto Brasil-Bolívia, a Mina de Bauxita de Juriti e inúmeras ampliações e modernizações de refinarias. Com quadro de aproximadamente 30 mil profissionais, a Construtora Camargo Corrêa tem por princípio a aplicação em suas obras de políticas de gestão que resultam na obtenção das principais certificações de qualidade, segurança e saúde ocupacional, meio ambiente e responsabilidade social.

Sobre a QualiSoft e o Portal QualiSign

Empresa especializada no desenvolvimento de sistemas e produtos para o processamento seguro de transações eletrônicas, a QualiSoft (www.qualisoft.com.br) possui completa e moderna família de produtos para Assinatura Digital de Documentos Eletrônicos, automação de canais eletrônicos de atendimento, soluções para empresas de arrendamento mercantil (leasing) e infraestrutura transacional e de segurança. Fundada em 1994, a companhia é criadora da procuração eletrônica e pioneira em sistemas de assinatura digital de contratos de câmbio segundo as normas do Banco Central do Brasil, solução lançada em 2004 e que até hoje destaca-se no mercado financeiro. A QualiSoft mantém clientes em todos os segmentos da economia, no Brasil e no exterior. O Portal QualiSign (www.qualisign.com.br) é considerado o mais completo e seguro portal de serviços de assinatura digital de documentos eletrônicos da Internet brasileira. Mantido e operado pela QualiSoft é uma solução SaaS (Software as a Service) de Assinatura Digital e Gerenciamento de Documentos Eletrônicos & Identidade. Permite dentro de um único ambiente integrado: assinatura digital, armazenamento, compartilhamento, gerenciamento e consulta de documentos eletrônicos, incluindo controle de poderes & alçadas e workflow de obtenção de assinaturas e de envio de notificações.