Dasa ganha agilidade com assinatura digital e eletrônica

A implantação da assinatura digital teve inicio em 2017, abrangendo a formalização de contratos com os clientes, que no caso da Dasa são os planos de saúde e fornecedores. “A implementação para os fornecedores foi mais rápida, porque tínhamos mais controle da situação e pudemos estabelecer um prazo para que todos se adequassem.

Quando os contratos eram em papel, o processo de formalização era bem demorado. Depois da minuta pronta, levava-se em média de 45 a 60 dias, para a formalização do contrato. O processo era resumidamente assim: imprime minuta, valida no jurídico, assina na diretoria da Dasa, volta para o jurídico, depois o contrato vai pra compras que envia ao fornecedor. A partir daí, o fornecedor providencia as assinaturas e devolve a via assinada à área de compras que repassa ao jurídico para controle e arquivo.” No novo processo digital, após a minuta estar pronta, o prazo para a coleta das assinaturas tem sido entre 2 e 10 dias, ou seja, na pior das hipóteses uma redução de 78% no tempo de formalização”, comentou Sidnei Sousa, Analista de Compras Sênior.

Apesar da resistência da mudança cultural do papel para o mundo digital os fornecedores se adaptaram mais rapidamente. A estratégia de implementação do uso da assinatura digital e eletrônica nos contratos foi balanceada para dar mais agilidade ao processo. As empresas de grande e médio porte utilizaram a assinatura digital, que requer o uso do certificado digital, hoje mais comum no mundo corporativo.

“Já para empresas de pequeno porte ou prestadores de serviços, muitas vezes pessoas físicas, foram orientadas a assinar de forma eletrônica, ou seja, utilizando login/senha e SMS/Biometria. Desta forma, não oneramos o pequeno fornecedor que não precisou adquirir o certificado. O pessoal do suporte da QualiSign também foi muito importante, auxiliando e orientando a Dasa e seus fornecedores. Foi de tirar o chapéu”, enfatizou Sidnei.

Já com os diretores da Dasa a adaptação foi muito rápida. A diretoria já utilizava aplicativos e soluções via smartphone. A exigência foi que a solução adotada permitisse a assinatura digital ou eletrônica por meio de dispositivos móveis. Com áreas internas, houve no início alguma resistência à aceitação da tecnologia e desconfiança se o novo processo iria funcionar. “Natural para quem está acostumado a mexer sempre com o papel. Assim que começaram a utilizar o novo processo, reconheceram as vantagens da assinatura digital e de sua validade jurídica”, comentou Rosangela.

Outro ponto bastante importante foi a simplificação do controle dos contratos. Com os contratos em papel, a gestão era bem mais complicada. Saber com quem está, quem ainda faltava para assinar, a localização do documento, sem falar no extravio gerava que retrabalhos e custos para organização. “Os contratos formalizados em meio digital, permitem controlar onde estão e quem ainda não assinou, por exemplo, facilitando o controle e dando mais agilidade ao processo. Temos também uma maior rastreabilidade, do histórico, daquilo que foi combinado”, disse Rosangela.

Aumento de produtividade também foi reconhecido pela Dasa. Na medida que o processo se tornou mais ágil e mais simples o tempo gasto com o controle foi menor. Segundo Sidnei, “o tempo gasto no controle do contrato em papel era de 40% do tempo de uma pessoa e passou para 10% no meio digital, assim houve um ganho de 30% de produtividade.”

Existem perspectivas de aumento do uso por parte de outras áreas, como por exemplo a assinatura de contratos com clientes e outros documentos. A inovação faz parte de nosso DNA. Apesar da resistência da mudança cultural do papel para o digital, os benefícios são tão arrebatadores que cada vez mais estaremos utilizando o meio digital, é inexorável”, concluiu Rosangela.