Inovação está no DNA da empresa, mas inovar não é só a ideia, tem que desenvolvê-la e implantá-la. Uma nova tecnologia que muda os seus processos precisa de motivação de todos os envolvidos, os gestores, os pares e colaboradores para que abandonem o modus operandi e experimentem o novo. Para isso os inovadores precisam de alguns ingredientes: vontade de mudar e resiliência. Foi assim que Silvia Boccia, advogada responsável pelas áreas de Contratos, Corporate, Propriedade Intelectual e Imobiliário no Brasil, identificou a necessidade de mudança dos processos de formalização em papel para o meio digital.
“Gargalo na formalização de documentos foi o gatilho para a busca de uma solução que agilizasse e propiciasse mais dinamismo aos negócios da empresa. O processo de implantação de uma plataforma digital para assinatura digital e eletrônica de documentos trouxe economia no processo e celeridade nas contratações”, explicou Silvia.
A partir daí foi feita uma análise das soluções de mercado e um piloto internamente, por um mês, envolvendo algumas áreas e seus gestores. “Decidimos pela QualiSign. Avaliamos as soluções com base nos critérios de agilidade, praticidade e segurança jurídica, mas os fatores decisivos foram o atendimento ao cliente, suporte, e claro, a segurança jurídica, pontos essenciais de um fornecedor de serviços”, completa.
Desde sua implantação, há dois anos, o novo processo passou a ser acompanhado em sua evolução com a apuração de dados tangíveis como se segue.
Agilidade de 3 semanas para 48 horas
“Se considerarmos todas as etapas do ciclo de vida de um contrato veremos que o prazo de todo o ciclo pode variar muito, uma vez que temos instrumentos muito complexos e os mais simples. Se focarmos apenas no prazo da formalização, ou seja, somente para a assinatura do contrato, obtivemos uma diminuição de três semanas para até 48 horas. Hoje 100% dos contratos já estão em meio digital. Esta redução de prazo proporcionou diversas vantagens tanto para a Ingredion como para a outra parte”, explanou Silvia.
Os documentos mais utilizados para assinatura digital e eletrônica são os contratos de prestação de serviços, contratos com clientes, aditivos, Termo de confidencialidade (NDA), além de documentos societários como: Atas de Assembleia, Alteração Contrato Social e outros.
Redução de Custos e ROI
Para a avaliação dos custos e cálculo do ROI, foram realizados detalhamentos dos custos do processo em papel, como reconhecimento de firma, correio ou malote, motoboy, espaço físico de arquivo, papel, envelope, impressora e as horas de trabalho dos recursos operacionais. Do lado dos custos da plataforma digital foram considerados: renovação anual do certificado digital e o custo de cada contrato incluído na plataforma. Dessa forma, comparando os gastos, a Ingredion obteve uma redução de custo de 85%, justificando o retorno sobre o investimento de forma muito rápida.
Ganho de produtividade operacional
Além de agilidade e redução de custos, outras vantagens também são percebidas pelas pessoas que fazem a gestão dos contratos. O acompanhamento e controle dos documentos, por exemplo, saber quem está pendente para assinar, onde está o contrato, tudo pode ser visualizado em tempo real no painel do portal. Os fornecedores reduziram seus custos e ganharam agilidade, pois seus contratos são formalizados em menor tempo e podem começar a fornecer mais rapidamente. “Considerando a economia de horas que tivemos de recursos operacionais, obtivemos 37,5% de ganho de produtividade. Este tempo foi alocado para outras atividades do negócio. Importante também lembrarmos que os gestores ganharam o tempo que ficavam assinando e rubricando a pilha de papel”, afirmou Silvia.
Sustentabilidade – Um dos Pilares da Ingredion
Os benefícios não param por aí, a economia verde é muito significativa também, porque são volumes de papéis que não foram utilizados. Os contratos possuem em média 25 folhas, em duas vias. Se considerarmos a média de 100 documentos por mês, temos o consumo médio de 5 mil folhas A4 por mês e 60 mil folhas por ano. Isso representa uma economia de seis árvores por ano. A produção de papel gera gastos de energia elétrica e água. Com este volume de papel fez-se uma economia de 1.500 KWh e 15.000 litros de água, além de evitar a emissão de CO2.
Intangíveis
Os benefícios intangíveis também são muitos. O digital traz a visão em tempo real de toda a situação das formalizações dos documentos com consequência a percepção real que temos mais controle. A mobilidade é outro aspecto intangível porque podemos estar em qualquer lugar do planeta e conseguimos assinar um documento com segurança e validade jurídica.
Relações corporativas
“O processo anterior com papéis levava a situações de maior tensão, por conta da urgência e precisávamos solicitar as assinaturas dos colaboradores bem como das outras partes. Ter o controle de onde estão os documentos e o que está pendente, documentos com 50 folhas para rubricar e assinar. Tudo isso gerava estresse e pressão para todos os envolvidos, além de causar alguns desconfortos no relacionamento com as áreas no dia a dia. Com a plataforma digital estas questões foram suavizadas, porque agora a cobrança é impessoal e diretamente realizada via plataforma”, analisou Silvia.
Inovação com ousadia
“Inovação é mais que enxergar uma oportunidade. É colocar em prática as ações para atingir um objetivo para deixar o dia a dia mais leve e ágil para todos os envolvidos no processo. Importante demonstrar para os colaboradores mais resistentes que a tecnologia agrega e é uma grande aliada do Jurídico e demais áreas da companhia”, concluiu Silvia.