Por medio del sistema, la distancia de más de 3 mil kilómetros que separan la sede de la Constructora Camargo Corrêa, en San Pablo, de la obra de la Planta Hidroeléctrica de Jirau, en Porto Velho (RO), ya es superada en pocos minutos. Si la complejidad para garantizar la llegada de suministros al sitio de obra aún requiere un ejercicio de logística, pues muchas veces las obras están localizadas en locales remotos o incluso en otros países, la Dirección Jurídica de la Constructora logró contornear la liberación de documentos y contratos desarrollando un proyecto pionero en el sector de construcción pesada.
La empresa concluyó el año pasado la instalación de la firma digital para la expedición de escrituras de poder. Ahora, un documento que duraba en torno de 15 días hábiles de la creación a la entrega al portador pasó a ser liberado en menos de dos días. “El plazo para la redacción y estructuración del texto aún es el mismo. Pero cuando la escritura de poder recibe la firma digital del responsable del área, el documento está liberado electrónicamente para que el portador lo utilice”, explica Marcelo Vicentini Marchetti, gerente responsable del área contractual de la Dirección Jurídica de Camargo Corrêa.
La segunda etapa de la certificación digital de la Constructora Camargo Corrêa ya fue iniciada: llevará el beneficio a los 5.000 proveedores de la empresa. En diciembre del 2012, fue hecha la firma del primer contrato con proveedor para la adquisición de equipo. El producto era destinado a la obra de la Planta Hidroeléctrica Jirau y todo el proceso fue hecho de forma electrónica, sin la necesidad de ningún tipo de desplazamiento físico de papeles. El próximo paso es habilitar, antes del fin de este año, a los gerentes de las obras a utilizar el sistema. En la primera fase del proyecto, solamente los directores y vicepresidentes están autorizados en el ambiente digital.
“Optamos por iniciar el proceso por la Dirección para romper cualquier tipo de resistencia que podría aparecer en los sitios de obras. Además de servir de ejemplo e incentivar a los gerentes a utilizar la certificación digital, los directores ya están habilitados para visualizar online todos los nuevos contratos que fueren generados”, expresó Marchetti. Contratos, escrituras de poder, acuerdos, suplementos y una infinidad de documentos pasaron a ser monitoreados por los gestores en tiempo real de forma remota.
Cuando el gobierno reguló la certificación digital, en el 2001, existía una expectativa de una rápida popularización del sistema. No fue eso lo que ocurrió. A pesar que gran parte de las empresas está apta para utilizarla en virtud de que la Recaudación Federal exige la certificación, la práctica no es común en el mercado de construcción pesada en las relaciones entre proveedores y constructoras. El sistema bancario y las aseguradoras aún son los sectores que más utilizan la herramienta.
El gran beneficio del empleo de la tecnología es la disminución de la burocracia. El responsable de firmar el contrato es notificado por e-mail y utiliza un token para validar el documento. El propio sistema notifica por e-mail a la próxima persona que debe firmarlo. Y así en adelante. El gestor del contrato supervisa todos los pasos en tiempo real. Concluido el proceso, el documento queda disponible online para las personas autorizadas a visualizarlo.
La firma digital tiene la misma validez jurídica de un contrato con firma reconocida en notaría. La diferencia es que no fue necesario hacer cola ni utilizar ninguna hoja de papel, así como las partes no tienen que trasladarse para firmar un documento. “Antes un portador debía viajar para entregar una escritura de poder en otro Estado. Eso acabó”, expresó Marchetti.
Por la sede de la Constructora Camargo Corrêa circulan, como promedio, 200 escrituras de poder y contratos con proveedores por mes. La estimativa es que 24 mil hojas fueron ahorradas con la adopción del nuevo sistema. Cuando el proceso esté implantado en todas las obras, la previsión es que más de mil contratos por mes tramiten solamente en el ambiente virtual.
“Intentamos siempre buscar la innovación con sostenibilidad e involucrar a nuestros proveedores y clientes en este proceso. Este es el espíritu y uno de los diferenciales de Camargo Corrêa”, afirma Marchetti. En el 2012, la empresa ganó el Premio Época Verde por el trabajo realizado en la reducción de la emisión de gases de efecto invernadero. El Plan de Gestión de Carbono de la Constructora Camargo Corrêa tiene como objetivo disminuir las emisiones en 37% antes del 2020.
Otro aumento de desempeño ha sido en el almacenamiento de documentos. La empresa hace algunos años alquila espacio para guardar contratos y otros documentos. Con la certificación digital, el documento se queda almacenado en el servidor por un período y es hecho también un back-up digital. El proceso involucra también ahorro en los gastos de reconocimiento de firma, remesa, copias autenticadas y el tiempo del abogado en gestionar los documentos.
Según Waldemar Felippe, director de QualiSoft, la adopción de la certificación digital por una empresa del tamaño de la Constructora Camargo Corrêa es siempre un divisor de agua en la popularización del sistema. La opción adoptada por la Constructora fue la del Portal QualiSign, que personalizó el área de uso exclusivo de los empleados de la empresa para facilitar la navegación y mantener la identidad visual de Camargo Corrêa.