Clientes y Casos de Éxito

Dasa gana agilidad con firma digital y electrónica

Formalización digital trajo más agilidad mejor control y rastreabilidad de los contratos

Dasa logo

Solución Propuesta

Solución SaaS (Software como Servicio) de Firma Digital y Workflow a través del Portal QualiSign.

Necesidad del Cliente

Agilizar la formalización y gestión de contratos y simplificar procesos

Sobre Dasa

Dasa es líder en medicina diagnóstica en Brasil, mayor empresa del sector en América Latina – actúa en Brasil y en Argentina – y 5ª mayor en el mundo, con enfoque en análisis clínicos, diagnóstico por imagen y medicina genómica. La compañía cuenta con un equipo de más de 20 mil colaboradores y aproximadamente 2 mil médicos, reconocidos en Brasil y en el exterior, que actúan en una red robusta y capilarizada de cuidados con la salud en todo el país. Por medio de sus más de 40 marcas de laboratorios que tienen más de 800 unidades – como Delboni Auriemo, Lavoisier Diagnósticos, Alta Excelencia Diagnóstica, Salomão Zoppi Diagnósticos, Sérgio Franco, CDPI, Lâmina, Bronstein, Frischmann, entre otros –, Dasa da acceso a 5 mil tipos de pruebas y realiza más de 250 millones de exámenes por año. Considerado hoy uno de los más importantes players de la Salud, Dasa se encuentra en una posición estratégica para realizar y acelerar la visión de futuro y transformar la salud con una visión agregadora, humana, eficiente y fuertemente innovadora, orientado para la medicina absolutamente personalizada, individualizada y de precisión. Algunos cimientos viabilizan su ventaja competitiva: el cuerpo clínico y científico altamente calificado; el uso de la tecnología aplicada a los datos, la capilaridad y el modelo de gestión. En este sentido, la compañía trabaja para criar valor para toda la cadena por medio de la promoción de conexiones inteligentes para la salud.

Dasa História de sucesso com a QualiSign

La Experiencia

El mercado de Medicina Diagnóstica tiene un gran desafío, que exige constante innovación, investigación y tecnología para promover la medicina predictiva con enfoque en el bienestar y en la calidad de vida de las personas. Dasa es líder en diagnósticos en Brasil y es la mayor empresa del sector en América Latina. Son 250 millones de exámenes por año, más de 800 unidades de atención para la recogida de muestras para análisis clínicos y exámenes de imágenes, más de 40 marcas de laboratorios y más de 2.000 médicos que componen el equipo.

La elección del sistema de gestión de contratos fue e-Law y la plataforma de firma digital y electrónica fue QualiSign. La integración entre las plataformas fue esencial para la elección de los proveedores, completó Rosangela.

Proveedores y Clientes

La implantación de la firma digital tuvo inicio en el 2017, abarcando la formalización de contratos con los clientes, que en el caso de Dasa son los seguros de salud y proveedores. “La implementación para los proveedores fue más rápida, porque teníamos más control de la situación y pudimos establecer un plazo para que todos se adecuasen.

Agilidad

Cuando los contratos eran en papel, el proceso de formalización era muy demorado. Después del borrador listo, demoraba como promedio de 45 a 60 días, para la formalización del contrato. El proceso era resumidamente así: imprime borrador, valida en el jurídico, firma en la dirección de Dasa, vuelve para el jurídico, después el contrato va para compras que lo envía al proveedor. A partir de ahí, el proveedor coloca las firmas y devuelve la copia firmada al área de compras que la pasa al jurídico para control y archivo.” En el nuevo proceso digital, después que el borrador esté listo, el plazo para la recogida de las firmas ha sido entre 2 y 10 días, o sea, en la peor de las hipótesis una reducción del 78% en el tiempo de formalización”, comentó Sidnei Sousa, Analista de Compras Senior.

Estrategia de balanceo

A pesar de la resistencia del cambio cultural del papel para el mundo digital los proveedores se adaptaron más rápidamente. La estrategia de implementación del uso de la firma digital y electrónica en los contratos fue balanceada para darle más agilidad al proceso. Las empresas de gran y mediano tamaño utilizaron la firma digital, que requiere el uso del certificado digital, hoy más común en el mundo corporativo./p>

“Ya para las empresas de pequeño tamaño o prestadores de servicios, muchas veces personas físicas, fueron orientadas a firmar de forma electrónica, o sea, utilizando login/contraseña y SMS/Biometría. De esta forma, no gravamos al pequeño proveedor que no tuvo que adquirir el certificado. El personal del soporte de QualiSign también fue muy importante, ayudando y orientando a Dasa y a sus proveedores. Fue de quitarse el sombrero”, enfatizó Sidnei.

Dirección conectada en la tecnología e innovación

Ya con los directores de Dasa la adaptación fue muy rápida. La dirección ya utilizaba aplicaciones y soluciones a través de smartphone. La exigencia fue que la solución adoptada permitiese la firma digital o electrónica por medio de dispositivos móviles. Con áreas internas, hubo al inicio alguna resistencia a la aceptación de la tecnología y desconfianza si el nuevo proceso funcionaría. “Natural para quien está acostumbrado a siempre usar papel. Cuando comenzaron a utilizar el nuevo proceso, reconocieron las ventajas de la firma digital y de su validez jurídica”, comentó Rosangela.

Control y gestión de los contratos

Otro punto muy importante fue la simplificación del control de los contratos. Con los contratos en papel, la gestión era mucho más complicada. Saber quién lo tiene, quién aún faltaba por firmar, la localización del documento, sin hablar que el extravío generaba retrabajos y costos para la organización. “Los contratos formalizados en medio digital, permiten controlar dónde están y quién aún no firmó, por ejemplo, facilitando el control y dándole más agilidad al proceso. Tenemos también una mayor rastreabilidad, del historial, de aquello que fue acordado”, expresó Rosangela.

Productividad

El aumento de la productividad también fue reconocido por Dasa. En la medida que el proceso se tornó más ágil y más simple, el tiempo gastado con el control fue menor. Según Sidnei, “el tiempo gastado en el control del contrato en papel era del 40% del tiempo de una persona y pasó para 10% en el medio digital, así hubo un aumento del 30% de productividad.”

Evolución y Expansión del uso

Existen perspectivas de aumento del uso por parte de otras áreas, como por ejemplo la firma de contratos con clientes y otros documentos. La innovación forma parte de nuestro ADN. A pesar de la resistencia del cambio cultural del papel para lo digital, los beneficios son tan arrebatadores que cada vez más estaremos utilizando el medio digital, es inexorable”, concluyó Rosangela.

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