Clientes y Casos de Éxito

FTD Educación: gana eficiencia con desmaterialización del área jurídica

Racionalización, software y firma digital resultaron en aumentos de agilidad y productividad.

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Solución Propuesta

Solución SaaS (Software como Servicio) de Firma Digital y Workflow a través del Portal QualiSign

Necesidad del Cliente

Satisfacer una demanda creciente de gestión de contratos.

Sobre FTD Educación

entre los años 1883 y 1907. Durante su gestión, él incentivó a los Hermanos a escribir libros escolares para las demás asignaturas. Esos libros pasaron a integrar la colección, que recibió el título de Colección de Libros Didácticos FTD. La Casa Editorial FTD forma parte del Grupo cuenta actualmente con 1500 colaboradores. Tiene su matriz administrativa y Editorial en San Pablo, su gráfica y logística en Guarulhos-SP y varias filiales de ventas y distribuidores en las principales plazas de Brasil. El grupo Marista tiene sede en Curitiba-PR y posee, además de FTD Educación, universidades, escuelas y hospitales, en la región sur y sudeste de Brasil.

FTD História de sucesso com a QualiSign

La Experiencia

Muchas veces cuando leemos un libro no imaginamos todo el proceso que está por detrás de su producción. Un proceso que involucra a colaboradores, proveedores y prestadores de servicio, ya sea para diagramación, revisión de textos, ilustración y la propia generación de contenido. Así es en FTD Educación, una empresa con 116 años que produce millones de libros para la enseñanza infantil, fundamental y media. Para que esta producción pueda ser realizada es necesario que todos los autores, prestadores de servicios y proveedores estén con sus vínculos contractuales formalizados, organizados, controlados y que puedan ser localizados de forma rápida siempre que sea necesario. A esa hora el área jurídica entra en acción, apoyando a las áreas internas en la creación y gestión de contratos para garantizar los derechos y responsabilidades de las partes, así como asesorar de forma ágil y asertiva, siempre que sea demandada.

El inicio de la expansión en nuevos mercados

Cinco años atrás la Casa Editorial inició un nuevo proceso de actuación y comenzó a entrar en nuevos mercados y comenzó a realizar nuevas actividades, lo que provocó el crecimiento expresivo de producción y ventas de libros y, a su vez, de todas las confecciones y análisis de contratos con los prestadores de servicios, proveedores, entre otros. “Para asumir este crecimiento impactante en el departamento, aumentamos el cuadro de profesionales del área jurídica, pero luego percibimos que eso no era suficiente. Debíamos revisar nuestro proceso para satisfacer esta demanda creciente”, comentó Victor Linhares Bastos, Gerente Jurídico de FTD Educación, del Grupo Marista.

Impacto en la operación

Implementación en 3 etapas

Fue identificado que los impactos ocurrían principalmente en el aumento de la actividad operativa, revisamos los procedimientos y establecemos el cambio en la base de atención al cliente interno.

La 1ª etapa del proceso fue unificar los borradores de contratos del área editorial. La mayoría de los contratos eran muy parecidos y, por tanto, generaban trabajos repetitivos, sustrayendo tiempo y hora de trabajo innecesarios del profesional, que podría estar dedicado en otras actividades más estratégicas. “Lo que cambiaba entre una contratación y otra era el plazo de entrega, condiciones y valores. A partir de esa constatación, unificamos las condiciones en un borrador estandarizado e implantamos el “contrato madre”, siendo que las especificidades de cada caso fuesen indicadas exclusivamente en un anexo”, comentó Rosana Cristina de Oliveira, Supervisora Jurídica. De la misma forma, otra racionalización similar ocurrió en los contratos de cesión de derechos autorales relativos a la producción de contenido.

El 2º paso fue implementar un sistema para la gestión del departamento. Esto ocurrió en el 2015 con la elección del sistema Espaider, inicialmente con enfoque en el contencioso y en la solicitud de contratos. Pero eso no fue suficiente. Toda la gran demanda contractual aún era impresa y la atención era lenta. Necesitábamos de más eficiencia en la operación.

Ante las necesidades, iniciamos el 3º paso que ocurrió en el 2017 con la implantación de la generación automática de los contratos masificados, con firma digital y electrónica de QualiSign, integrada a Espaider.

Firma Digital eliminó la “tarjeta de millas”

Ante las nuevas actuaciones comerciales de FTD EDUCACIÓN, los volúmenes se triplicaron en ese período partiendo de 200 para 500 contratos mensuales, lo que representó 6000 contratos/año en el 2017. Además de esto, el volumen físico de documentos era gigantesco y ellos quedaban archivados en el 1º piso de la empresa y el jurídico en el 3º piso. “¡Las idas y vueltas para la recogida de firmas internas junto al otro edificio de la empresa, donde está la Editorial y el archivo eran tan intensas que solíamos decir que el contrato tenía tarjeta de millas, de tanto viajar!” expresó Victor. “Algunos comentaban inicialmente que era caro tener y mantener la firma digital y demostramos que caro era el correo, la firma reconocida, las idas y vueltas para recoger las firmas físicas, muchas veces utilizando un motoboy o Sedex. Además de la ventaja financiera, la cuestión de seguridad jurídica y eficiencia en la operación también prevalecieron”, explicó Victor.

Costo Beneficio y ROI

Enfoque en la eficiencia, contratos de valor menor, gran cantidad física, esfuerzo operativo grande, justificaron la implementación de la firma digital. “Internamente no hubo restricción para el uso de la firma digital y electrónica, porque hicimos un análisis de costo/beneficio y ROI, considerando los valores gastados en la gestión de los contratos, costo hora de cada profesional involucrado en el proceso de formalización de contratos y otros ítems”, concluyó Victor.

Beneficios

Agilidad
El aumento de agilidad fue impresionante. “En el proceso inicial, cuando el contrato estaba en el papel, demorábamos alrededor de 30 días desde la creación del contrato hasta el cierre de la formalización. Hoy el plazo es de solo 1 día. El aumento de agilidad fue obtenido principalmente por el sistema de gestión y por la firma digital”, enfatizó Victor.

Productividad
“Todos ganaron el tiempo que era dedicado a actividades operativas redirigiéndolas para actividades de corte estratégico, dirigidas al negocio de FTD: el área jurídica, el área Editorial, la dirección y los prestadores de servicios” expresó Rosana.

Reducción de Costos
La reducción de costos hasta este momento supera 60%. Aún hay expectativa de aumento de este beneficio en función de la incorporación de otros tipos de contratos,” esclareció Victor.

Movilidad
La dirección firma digitalmente a través de aplicación en el celular, proporcionándole conveniencia al director de poder firmar donde quiera que él esté, de manera simple y rápida.

Control y gestión de los contratos
La cuestión del control de los contratos siempre fue crítica. “Era un desgaste invisible, que generaba inseguridad por no saber dónde estaba el contrato. Con las nuevas herramientas, identificamos inmediatamente cuál es el status de esta o de aquella contratación y dónde está parado el documento” comentó Victor.

Impacto positivo con colaboradores y prestadores de servicios

Victor cita también que los colaboradores comenzaron a desarrollar sus actividades con más satisfacción, por causa de la reducción significativa de las rutinas jurídicas repetitivas.

Además de la firma digital el departamento jurídico optó por utilizar la firma electrónica en la formalización de sus contratos, o sea, por login y contraseña, solamente para prestadores de servicios de menor tamaño (MEI), que no poseen el certificado digital.
“Mejoró la vida para el prestador porque el contrato debía ser firmado manualmente. Muchas veces, el prestador debía desplazarse físicamente a la casa editorial para agilizar la entrega de los documentos. ¡Esta evolución es un camino sin regreso! Dada la repercusión positiva, últimamente hemos recibido solicitudes de prestadores de servicio y de productores de contenido residentes o en viaje al exterior para firmar de forma digital o electrónica sus documentos ante FTD” explicó Rosana.

Evolución y Expansión del uso

Este aumento de eficiencia y agilidad ocurrió solamente en el área editorial. El próximo paso será la expansión del uso para toda la dirección. “El objetivo inicial será la firma de las actas de reunión, después, en un futuro cercano, la intención es expandir para el área comercial con los contratos con las escuelas”, afirmó Victor.
“Mi deseo es que las nuevas tecnologías sean cada vez más productivas. Así tendremos más tiempo para ser humanos”, concluyó Victor.

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