Clientes y casos de éxito

Ingredion Brasil reduce costo y agiliza la formalización de documentos vía plataforma digital

Innovación e iniciativa fueron los propulsores para la transformación digital

Ingredion logo

Solución Propuesta

Implementación de plataforma de firma digital y electrónica de documentos.

Necesidad del Cliente

Agilidad en la formalización de contratos.

Sobre Ingredion

Ingredion Incorporated, con sede en Chicago, es la proveedora líder mundial de mercado de soluciones para ingredientes, con clientes en más de 120 países y ventas anuales de casi US$ 6 mil millones. La empresa convierte granos, frutas, vegetales y otros derivados en ingredientes de valor agregado y soluciones de biomateriales para alimentos, bebidas, papel y corrugados, fabricados y otras industrias. Cuenta con centros de innovación, el INGREDION IDEA LABS ®️, en todo el mundo y con más de 11.000 empleados. La empresa desarrolla soluciones de ingredientes para satisfacer las nuevas necesidades de los consumidores, haciendo los biscochos más crocantes, los yogurts más cremosos, los dulces más sabrosos, el papel más resistente y agregado de fibras a las barras nutricionales.

Ingredion História de sucesso com a QualiSign

La experiencia

Tal vez no conozcas a Ingredion, pero la proveedora líder mundial del mercado de soluciones para ingredientes de origen natural está por detrás de muchos de los productos que consumimos a diario, de alimentos como salsas, galletas y carnes vegetales hasta productos de higiene e incluso hasta papel. La compañía cuenta hoy con cerca de 11.000 empleados en 15 países y opera con 29 fábricas. Sus productos llegan a más de 120 países.


La innovación está en el ADN de la empresa, pero innovar no es solo la idea, hay que desarrollarla e implementarla. Una nueva tecnología que cambia sus procesos necesita de la motivación de todos los involucrados, los gestores, los pares y empleados para que abandonen el modus operandi y prueben lo nuevo. Para eso los innovadores necesitan de algunos ingredientes: voluntad de cambio y resiliencia. Fue así como Silvia Boccia, abogada responsable por las áreas de Contratos, Corporate, Propiedad Intelectual e Inmobiliario en Brasil, identificó la necesidad de cambios en los procesos de la formalización en papel hacia el medio digital.

«Un cuello de botella en la formalización de documentos fue el gatillo para la búsqueda de una solución que agilice y propicie más dinamismo a los negocios de la empresa. El proceso de implementación de una plataforma digital para la firma digital y electrónica de documentos trajo un ahorro en el proceso y celeridad en las contrataciones», explicó Silvia.

A partir de ahí se realizó un análisis de las soluciones de mercado y un piloto interno, por un mes, incluyendo algunas áreas y sus gestores. «Decidimos por QualiSign. Evaluamos las distintas soluciones con base en los criterios de agilidad, practicidad y seguridad jurídica, pero los factores decisivos fueron la atención al cliente, soporte, y por supuesto, la seguridad jurídica, puntos esenciales de un proveedor de servicios», agrega.

Desde su implementación, hace dos años, el nuevo proceso empezó a ser acompañado en su evolución con la determinación de los siguientes datos tangibles.

Agilidad de 3 semanas para 48 horas

«Si consideramos todas las etapas del ciclo de vida de un contrato veremos que el plazo de todo el ciclo puede variar mucho, ya que tenemos instrumentos muy complejos y los más simples. Si nos enfocamos solo en el plazo de la formalización, o sea, solo para la firma del contrato, obtuvimos una disminución de tres semanas a 48 horas. Hoy 100 % de los contratos ya están en medio digital. Esta reducción de plazo proporcionó distintas ventajas tanto para Ingredion como para la otra parte», agregó Silvia.
Los documentos más utilizados para la firma digital y electrónica son los contratos de prestación de servicios, contratos con clientes, anexos, Términos de confidencialidad (NDA), además de documentos societarios como: Actas de Asamblea, Modificación de Contrato Social y otros.

Reducción de Costos y ROI

Para la evaluación de los costos y cálculo del ROI, se realizaron detalles de los costos del proceso en papel, como reconocimiento de firma, correo o bolsa, mensajería, espacio físico de archivo, papel, sobre, impresora y las horas de trabajo de los recursos operativos. Del lado de los costos de la plataforma digital fueron considerados: renovación anual del certificado digital y el costo de cada contrato incluido en la plataforma. De esa forma, comparando los gastos, Ingredion obtuvo una reducción de costo de 85 %, justificando el retorno sobre la inversión de forma muy rápida.

Aumento de la productividad operativa

Además de agilidad y reducción de costos, otras ventajas también son percibidas por las personas que hacen a la gestión de los contratos. El seguimiento y control de los documentos, por ejemplo, saber quién está pendiente para firmar, dónde está el contrato, todo puede ser visto en tiempo real en el panel del portal. Los proveedores redujeron sus costos y ganaron agilidad, ya que sus contratos son formalizados en menor tiempo y pueden comenzar sus suministros más rápidamente. «Considerando el ahorro de horas y de recursos operativos que tuvimos, obtuvimos 37,5 % de aumento de productividad. Este tiempo fue asignado a otras actividades del negocio. También es importante recordar que los gestores ganaron el tiempo que destinaban firmando y rubricando la pila de papel», afirmó Silvia.

Sostenibilidad – Uno de los Pilares de Ingredion

Los beneficios no son solo estos, la economía verde también es muy importante, porque son grandes volúmenes de papeles que no fueron utilizados. Los contratos tienen en promedio 25 hojas, y dos copias. Si consideramos un promedio de 100 documentos por mes, tenemos un consumo promedio de 5 mil hojas A4 mensuales y 60 mil hojas por año. Esto representa un ahorro de seis árboles por año. La producción de papel genera gastos de energía eléctrica y agua. Con este volumen de papel se hizo un ahorro de 1.500 KWh y 15.000 litros de agua, además de evitar la emisión de CO2.

Intangibles

Los beneficios intangibles también son muchos.Lo digital trae la visión en tiempo real de toda la situación de la formalización de los documentos con consecuencia de la percepción real de que tenemos más control. La movilidad es otro aspecto intangible porque podemos estar en cualquier lugar del planeta y conseguimos firmar un documento con seguridad y validez jurídica.

Relaciones corporativas

«El proceso anterior con papeles llevaba a situaciones de mayor tensión, a causa de la urgencia y necesitábamos solicitar las firmas de los colaboradores, así como también de las otras partes. Tener el control de dónde están los documentos y de lo pendiente, documentos con 50 hojas para rubricar y firmar. Todo esto generaba estrés y presión para todos los involucrados, además de causar algunas incomodidades en las relaciones con las áreas en el día a día. Con la plataforma digital estas cuestiones fueron suavizadas, porque ahora la cobranza es impersonal y directamente realizada vía plataforma», analizó Silvia.

Innovación con audacia

«Innovación es más que ver una oportunidad. Es poner en práctica las acciones para lograr un objetivo para hacer un día a día más leve y ágil para todos los involucrados en el proceso. Es importante demostrarles a los colaboradores más resistentes, que la tecnología agrega y es una gran aliada del departamento jurídico y de otras áreas de la compañía», concluyó Silvia.

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