Proceso de evaluación de solución e implementación
Bianca explicó que cuando el servicio fue contratado, la plataforma fue puesta a prueba. Ella recuerda que la primera firma fue un contrato de prestación de servicio conducido por el jurídico. Como el resultado fue favorable, el área del jurídico incluyó en sus metas individuales el aumento gradual de firmas electrónicas.
Después de la creación de un tutorial simple y un vídeo explicativo para orientar con respecto a las firmas, el equipo de DES comenzó a probar la herramienta también, utilizando inicialmente para los documentos de admisión de nuevos colaboradores. Fueron instaladas también computadoras e Internet para que el personal del piso de fábrica también pudiese firmar documentos.
“Evaluamos a 3 proveedores y QualiSign se mostró más accesible para presentar la herramienta y aplicabilidades, pasándonos mucha seguridad con relación al proceso de implantación. Además de esto, el portafolio de empresas que ya utilizaban el servicio fue uno de los factores de seguridad para la elección”, completó la Coordinadora de Atracción, Retención y Administración Personal de Irani.
Resistencia natural a lo que es nuevo
Una nueva tecnología genera cambio de hábitos y, como consecuencia, puede traer alguna resistencia para el cambio, que muchas veces es cultural. Bianca contó que en el área de DES hubo un poco de resistencia de las analistas que desempeñan los procesos operativos, pero en poco tiempo el equipo se adaptó. “Por estar acostumbradas con el modelo manual, demoraron un poco para entender cuánto este proceso digital nos proporcionaría agilidad de entregas. Con el tiempo, fueron agregando valor al proceso y hoy estamos muy bien adaptados y buscando ampliar cada vez más los documentos en este nuevo formato. Optamos por centralizar en el corporativo las inclusiones de los documentos, quedando con las unidades la orientación con relación a las firmas”, comentó.
Cuando utilice la Firma Digital o Electrónica
En Irani el criterio adoptado para utilizar la firma digital (con certificado digital) y firma sin certificado digital (electrónica) fue con base en el tipo de documento a ser firmado. “Para firma digital utilizamos documentos únicos e individuales que exijan firma de los apoderados, para firma electrónica todos los documentos de admisión, vacaciones y rescisión (cuando sea aplicable)”, explicó Bianca.
Los principales documentos que fueron convertidos para digital fueron:
Formularios relacionados al proceso de admisión de nuevos colaboradores, Contrato de Trabajo, Ficha de Registro, Inclusión, modificación o exclusión de Beneficios, Aviso de Vacaciones, Aviso de Despido, Término de rescisión de contrato de trabajo.
Excepción: Despido sin justa causa, por causa de que los órganos competentes aún no están aceptando documentos con la firma digital y electrónica. No por causa de la validez jurídica de la firma, sino por causa de la capacidad operativa del órgano en aceptar documentos digitales.
De 10 días para 48 horas
La mayor ventaja del proceso digital es el aumento de velocidad en la formalización del documento. Al implementar la firma digital y electrónica en documentos, el proceso anterior hecho en papel será rápidamente olvidado, debido a la agilidad y comodidad: “Entendemos que este fue nuestro mayor beneficio, tenemos algunos períodos del año en que las admisiones son en gran escala. En lo que demorábamos cerca de 10 días para colectar todas las firmas (apoderados, colaborador y testigos), ahora estamos finalizándolo en menos de 48 horas. En algunos casos utilizábamos los servicios de correo o mensajero para la recogida de firmas, ahora ya no es necesario.”
Reducción de Costos y aumento de productividad
Queda claro que el cambio del proceso en papel para digital elimina una serie de etapas y consecuentemente costos operativos, como destacó Bianca: “Evaluamos los ítems considerados y entendimos que la reducción de costo para el área del DES fue del 60%, teniendo en cuenta que nuestros documentos no están 100% en formato digital, lo que también nos exige mantener los costos de alquiler de impresora y, en algunos casos más puntuales, documentos físicos y la necesidad de su almacenamiento”.
Otra ventaja percibida en el uso del mundo digital es la concentración de todos los documentos en un solo lugar, en la plataforma digital, facilitando el control de quien necesita firmar y de quien ya firmó. La posibilidad de ajuste del workflow de documentos o incluso recolocar un documento que aún no fue firmado, da agilidad operativa. “En nuestros cálculos, verificamos que hubo un ahorro de 3 días por mes por colaborador. Estos recursos ganaron 13,1% de productividad, lo que permitió que ellos pudiesen enfocarse en otras actividades más relevantes al DES”, explicó Bianca.
Sostenibilidad – Uno de los pilares de Irani
Hablar del aumento del ahorro de papel en una empresa que fabrica papel destinado a la fabricación de embalajes (papel kraft), parece ser incoherente, pero no lo es. El cambio del papel para digital se hace por una necesidad de ganar agilidad, productividad y simplificación de los procesos en el mundo administrativo. Esto también contribuye con el ahorro de energía, agua, y reducción de emisión de CO2 que serían gastados en la producción del papel.
Esta es solamente una de las muchas acciones de Irani, que posee un programa robusto de gestión ambiental con acciones sostenibles desde el proceso de extracción de la madera hasta sus productos finales, yendo al encuentro de sus valores: “El compromiso con la sostenibilidad está en toda nuestra cadena de negocios: nace a partir de los bosques y se completa con la actuación en las comunidades cercanas, lo que promueve la búsqueda por una vida socialmente justa”.
Intangibles
Lo digital nos lleva para un cambio de comportamiento y de hábito. Ahora la compañía tiene la disponibilidad y acceso a un documento que puede ser firmado en cualquier lugar y a cualquier hora, incluso por su dispositivo móvil. “Directores y apoderados quedaron muy satisfechos, pues recibían pilas de papeles para firma y ahora incluso pueden firmar en lote, con un único clic. Nuestra percepción ahora es de más organización y tiempo para que las personas analicen los documentos”, expresó Bianca, que completó con consejos para la implementación de la tecnología: “Al inicio tenemos recelo de que algo no funcione bien. Pruebe, ose, innove. Esté alineado a su jurídico. Ellos le darán el respaldo legal necesario para que tengamos más seguridad. Obtenga también todo el apoyo de su proveedor. Escoja algunos documentos. Nosotros escogemos los documentos de admisión, pues si tuviésemos algún problema el impacto no sería tan grande. A medida que va funcionando, amplíe para otros documentos y así usted va ganando más seguridad. El resultado es muy positivo y seguro”, concluyó.