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Notícias da QualiSign

Escritório de advocacia ganha competitividade com assinatura digital

Agilidade na entrega de documentos por meio eletrônico dá mais eficiência aos negócios dos clientes.


03/02/2015

Licitação pública aberta no Nordeste, 48 horas para entregar toda documentação! A cliente precisava elaborar uma declaração de parceria para que seus representantes possam participar da licitação. A declaração precisa ser assinada, ter firma reconhecida e chegar ao local da licitação em tempo. O advogado revisou os documentos, mas o representante legal da empresa estava no México, será que dá tempo?

“Este era o nosso calcanhar de Aquiles. Tínhamos que fazer a toda a parte jurídica e logística de uma licitação, desde analisar o edital, preparar a documentação, coletar as assinaturas, reconhecer firma e entregar para a licitação até a data e hora limite estipulada. Algumas vezes chegamos a colocar um portador no avião para entregar em tempo”, comentou Adriano Mendes, advogado sócio do Assis e Mendes Sociedade de Advogados, especializado em empresas e causas de Tecnologia.

Esta era a rotina de tensão vivida por um cliente do Assis e Mendes. Começava no momento que sabiam a data da licitação e só terminava com a entrega da documentação e aprovação pelo pregoeiro para participação da licitação.

A solução apareceu de forma natural. Havia a necessidade de se encontrar uma forma para resolver isso e ajudar os clientes a se tornarem mais ágeis e eficientes. E foi observando os próprios processos de licitação que percebemos que os documentos das licitações estavam assinados digitalmente. “Porque não podemos fazer o mesmo?” perguntou Adriano. “Era a saída para simplificarmos e ganharmos mais tranquilidade no processo de formalização” completou.

No inicio do processo houve algumas dúvidas dos pregoeiros sobre as declarações que começavam a ser assinadas digitalmente. Hoje eles também usam a assinatura digital e não há dúvida sobre sua validade jurídica.

Os números são incontestáveis: o tempo para geração e entrega do documento era de 4 dias e passou para uma média de 4 horas! O custo médio de entrega foi reduzido em 80%.

“Ganhamos eficiência no processo, eliminamos e simplificamos a operação de logística que tínhamos que desenvolver”. “Além disso, utilizando o meio digital alguns problemas foram eliminados: como a greve dos correios, extravio de documentos, gasto de recursos no rastreamento da entrega de documento e controle do recibo do aviso de recebimento”. ”Agora, conseguimos focar nosso trabalho e esforço no trabalho jurídico, com menos ênfase na logística e trabalho humano que também apoiávamos para os contratos e documentos que auxiliamos na negociação”, reforçou Adriano.

A partir da decisão de buscar uma solução de assinatura digital, o Assis Mendes escolheu o Portal QualiSign. “A solução estava pronta e disponível na nuvem e isso era fundamental para nós, pois não houve a necessidade de investimentos, além do mais a redução de custos e o ganho de tempo foram imediatos” afirmou Adriano.

Depois desta experiência bem sucedida o Assis Mendes ampliou o uso de assinatura digital para outros clientes e diversos tipos de documentos, como por exemplo, contratos e procurações “Estamos contentes, ganhamos diferenciais competitivos e a inovação com segurança na nuvem faz parte do pensamento e do negócio da empresa” concluiu Adriano.

Sobre o Assis e Mendes http://www.assisemendes.com.br - Fundado em 2006, o ASSIS E MENDES SOCIEDADE DE ADVOGADOS nasceu com a experiência anterior de seus sócios no desenvolvimento de trabalhos para segmentos altamente exigentes, dentre os quais os de empresas de tecnologia multinacionais, bancário e construção civil. A aplicação dos conceitos de governança e compliance, aliados às responsabilidades da atuação como procurador e Corporate Counsel internacional, moldaram a atuação dos sócios para a profissionalização dos serviços, com atendimento personalizado e rápido, buscando soluções eficientes e orientadas ao resultado de nossos clientes. O crescimento do ASSIS E MENDES demonstra uma atuação sólida, com visão de longo prazo e conhecimento nos diversos setores do mercado em que atua. Lidamos com desafios nacionais e internacionais, em especial aqueles que envolvam causas em países como Brasil, Portugal, Espanha, Estados Unidos, México e Canadá.

Sobre o Portal QualiSign – O Portal QualiSign (www.qualisign.com.br) é o maior portal de serviços de assinatura digital de documentos eletrônicos da Internet brasileira. Mantido e operado pela QualiSign é uma solução SaaS (Software as a Service) de Assinatura Digital e Gerenciamento de Documentos Eletrônicos & Identidade. Permite dentro de um único ambiente integrado: assinatura digital, armazenamento, compartilhamento, gerenciamento e consulta de documentos eletrônicos, incluindo controle de poderes & alçadas e workflow de obtenção de assinaturas e de envio de notificações com comprovação de entrega. Os serviços prestados pelo portal QualiSign contam com a garantia e confiabilidade da AR-QualiSoft, Autoridade de Registro vinculada à ICP-Brasil e ACT QualiSign, Autoridade de Carimbo de Tempo homologada pelo Observatório Nacional (ON/MCTI).