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Notícias da QualiSign

Área de Compras da Comgás reduz custos e tempo com assinatura digital

Cultura do paperless trouxe resultados tangíveis na busca de maior eficiência operacional


10/12/2014

São Paulo, 10 de Dezembro de 2013 – Aqueles que vivem nos grandes centros têm dificuldade de imaginar o avanço da tecnologia fora destas áreas. Isto talvez seja decorrente do fato de vivenciarmos, diariamente, pessoas interagindo com estas tecnologias. Não faz muito tempo que ao entrar no metrô você observa a maioria das pessoas olhando para seus celulares, interagindo com eles a ponto de perder a noção do tempo. Quem vive na metrópole muitas vezes imagina o pessoal do interior e da área rural desprovidos de tecnologia. Mas isto não condiz com a realidade. A tecnologia já está presente nas localidades mais remotas. Aliás, é com essa tal de tecnologia que estas localidades estão cada vez mais conectadas com o mundo e participando ativamente dele.

Quem teve uma experiência similar recentemente foi a área de compras da Comgás. Eles tinham um grande desafio. Uma grande obra em Guaratinguetá para instalação de um City Gate (Estação de Distribuição de Gás). A obra começaria pela terraplanagem do terreno e a empresa selecionada apresentou um orçamento e prazo aquém da expectativa da Comgás. O pessoal de compras e o pessoal do terreno da obra identificaram uma empresa de terraplanagem que estava perto da obra. Com apenas dois sócios - pai e filho são os donos da empresa e também os únicos operadores das escavadeiras, foram consultados e fizeram o orçamento solicitado. O orçamento foi aprovado e restava a formalização do contrato. O ideal era começar o serviço em 3 dias, mas o contrato em papel levaria um prazo médio de 20 dias para ser formalizado. Maurício Delfino, analista sênior de suprimentos da Comgás arriscou. Ligou para dono da empresa que trabalhava naquele momento em seu trator perto da localidade. Quando questionado se possuía um certificado digital para assinar o contrato, sua resposta foi imediata: Tenho sim! Retirando sua luva e saindo do meio do lamaçal, buscou em sua picape um laptop e o certificado. Acessou via internet o portal de documentos eletrônicos e assinou rapidamente o contrato. Delfino ficou surpreso com o fato, “eu nunca imaginei que ele pudesse ter um certificado digital, mas a verdade é que a maioria das empresas já possui e neste caso foi fundamental para darmos início da obra. Este exemplo real virou uma referência. Foi um caso emblemático”, disse Fernando Mattedi, Gerente de Compras e Contratações da Comgás. “Depois disso, sempre utilizamos este fornecedor como exemplo. Se uma empresa com 2 funcionários tinha certificado digital, qual empresa poderia dizer que não tinha? Este fato nos ajudou a acelerar o processo de implantação do novo processo de formalização de contratos da empresa” Complementou.

Foi desta forma que a área de compras da Comgás implementou em um curto período de tempo a assinatura digital de contratos com fornecedores.

A ideia

Foi com a observação e o hábito de questionar que Maurício Delfino, Analista de Suprimentos Sênior da Comgás, começou com uma nova ideia: ”Automatizar e eliminar o papel na formalização de contratos e documentos na área de Compras”.

Trabalhando em compras na Comgás há 13 anos já conhecia muito bem os processos que existiam, mas não se acomodou, procurou melhorá-los, observando-os e focando no principal problema: o excesso de papel e processos morosos que atrasavam, muitas vezes, o início de um projeto importante para a Comgás.Deste problema decorria uma série de atividades de manipulação e tratamento dos documentos físicos: montar pastas, preparar contratos de 80 páginas em média, furar, grampear, arquivar, localizar, assinar, coletar assinaturas com os Diretores, enviar aos fornecedores, controlar a localização dos mesmos. Enfim, quando pararam para avaliar descobriram que estavam gastando muito tempo em atividades operacionais e que não agregavam muito ao negócio da empresa.

O Processo

Assim que perceberam os benefícios e resultados de curto prazo que a tecnologia de assinatura digital traria, Delfino, com total apoio de Mattedi, iniciou a proposta do projeto para assinatura digital dos contratos. Inicialmente ele se reuniu com outras áreas importantes da empresa (Jurídico, TI, Controles Internos e Auditoria) para levantar as necessidades, pareceres e preocupações de cada um em relação à adoção desta nova tecnologia. Em seguida levantou os custos de todo o processo e da manutenção de contratos em papel versus os contratos em meio eletrônico utilizando a nova tecnologia. O resultado foi apresentado para a para a diretoria, indicando que o retorno sobre investimento, incluindo a compra de certificados digitais, era de apenas 1 (um) ano. O projeto foi aprovado e a área de compras iniciou o processo de seleção de um portal de assinatura digital de documentos eletrônicos, que culminou na escolha do PNDE – Portal Nacional do Documento Eletrônico.

“O fato de a solução ser SaaS (Software as a Service) e não exigir investimento inicial, pesou significativamente na decisão final. A implementação foi rápida. Começamos orientando os fornecedores e oferecemos a assinatura digital como opcional, em seguida passamos a dar preferência e agora é obrigatória, ou seja, os contratos só são assinados digitalmente. Alguns poucos fornecedores ainda não tinham conhecimento do certificado digital e que , principalmente, era possível assinar digitalmente com ele”, disse Mattedi.

Os Resultados

A partir da utilização desta tecnologia, a área de compras começou a apurar e avaliar os resultados, sendo alguns deles imediatos. Delfino estimou que a média do prazo de formalização de um contrato era de 25 dias. Se fosse um fornecedor de uma localidade mais remota o prazo subia para 45 a 60 dias. Com a assinatura digital, o prazo máximo é de 24horas. A redução de custos também foi evidente e significativa, com uma redução em torno de 61%.

Mattedi destacou ainda os ganhos de eficiência operacional: “Eliminamos uma série de atividades operacionais ligadas ao tratamento dos documentos físicos. Com isto temos mais tempo para atuar na atividade essencial da área de compras: gestão dos contratos, melhores negociações e consequente melhor resultado para a empresa.”.

“A área de compras começou a validar quem assinava os contratos melhorando o controle, via validação societária, daqueles que realmente poderiam assinar um contrato em nome do fornecedor”, complementou Delfino.

Os prazos reduzidos no processo de formalização permitem à área de compras tomar uma ação rápida quando se percebe que o processo de formalização não ocorre dentro do prazo esperado. “Tivemos um caso que o fornecedor começou demorar a dar uma resposta e percebemos que ele não ia aceitar as condições do contrato. Mudamos rapidamente para uma 2ª alternativa e mantivemos os prazos dentro do esperado. Se estivéssemos no processo em papel, demoraríamos muito para perceber isso e certamente teríamos impactos nos prazos dos projetos da Comgás, disse Mattedi.”

Com esta experiência positiva, a Comgás já está ampliando o uso da assinatura digital em outras áreas como a jurídica (procurações eletrônicas), Licenças & Autorizações e Gestão de Contratos.

Inovação e senso de urgência!

Inovação, cultura do paperless, praticidade, senso de urgência, ter uma visão de um futuro melhor, acreditar na solução e trabalhar com foco no resultado. Benefícios alcançados, a consequência é a disseminação da cultura do paperless em outras áreas. Isto com certeza serve de estímulo para que continuem a busca da inovação e de oportunidades para a Comgás.

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Sobre a Comgás

Fundada em 1872, a Comgás passou, ao longo destes 141 anos de história, por muitas mudanças até chegar ao que é hoje. A Empresa foi privatizada em 1999, quando o BG Group e a Shell, adquiriram o controle acionário da Comgás por R$ 1,6 bilhão. Em maio de 2012 a Cosan adquiriu da BG Group 60,05% do capital social da Comgás. A Comgás é hoje a maior distribuidora de gás natural canalizado do país. Conta com mais de 10 mil quilômetros de rede, levando gás natural para mais de 1,3 milhão de consumidores nos segmentos residencial, comercial e industrial, em 70 cidades. Sua área de concessão abriga cerca de um quarto do Produto Interno Bruto do país, abrangendo 177 municípios das regiões metropolitanas de São Paulo e Campinas, além da Baixada Santista e do Vale do Paraíba. E os números não param por aí, em 2012 a empresa teve receita líquida de R$ 5,2 bilhões, distribuindo mais de 5,3 bilhões de metros cúbicos de gás. Tudo isso, para garantir a seus clientes os melhores serviços benefícios que tornam a vida das pessoas muito mais natural.

Sobre a QualiSoft

Empresa especializada no desenvolvimento de sistemas e produtos para o processamento seguro de transações eletrônicas, a QualiSoft possui uma completa e moderna família de produtos e serviços para Assinatura Digital de Documentos Eletrônicos. Fundada em 1994, a companhia é pioneira em sistemas de assinatura digital de contratos de câmbio, segundo as normas do Banco Central do Brasil, solução lançada em 2004 e que até hoje se destaca no mercado financeiro. A QualiSoft mantém clientes em todos os segmentos da economia, no Brasil e no exterior.

Sobre o PNDE

O Portal Nacional do Documento Eletrônico (documentoeletronico.com.br) é o maior portal de serviços de assinatura digital de documentos eletrônicos da Internet brasileira. Mantido e operado pela QualiSoft é uma solução SaaS (Software as a Service) de Assinatura Digital e Gerenciamento de Documentos Eletrônicos & Identidade. Permite dentro de um único ambiente integrado: assinatura digital, armazenamento, compartilhamento, gerenciamento e consulta de documentos eletrônicos, incluindo controle de poderes & alçadas e workflow de obtenção de assinaturas e de envio de notificações com validade legal. Os serviços prestados pelo PNDE contam com a garantia e confiabilidade da AR-QualiSoft, Autoridade de Registro vinculada à ICP-Brasil e da ACT-QualiSign, Autoridade Certificadora de Tempo (ACT) homologada pelo Observatório Nacional do Brasil (ON), instituição vinculada ao Ministério da Ciência e Tecnologia (MCTI), que emite Carimbos de Tempo sincronizados com a Hora Oficial Brasileira (HLB).