Clientes e Casos de Sucesso

Dasa ganha agilidade com assinatura digital e eletrônica

Formalização digital trouxe mais agilidade melhor controle e rastreabilidade dos contratos

Dasa logo

Solução Proposta

Solução SaaS (Software como Serviço) de Assinatura Digital e Workflow através do Portal QualiSign.

Necessidade do Cliente

Agilizar a formalização e gestão de contratos e simplificar processos

Sobre a Dasa

A Dasa é líder em medicina diagnóstica no Brasil, maior empresa do setor na América Latina – atua no Brasil e na Argentina – e 5ª maior no mundo, com foco em análises clínicas, diagnóstico por imagem e medicina genômica. A companhia conta com um time de mais de 20 mil colaboradores e aproximadamente 2 mil médicos, renomados no Brasil e no exterior, que atuam em uma rede robusta e capilarizada de cuidados com a saúde em todo o país. Por meio de suas mais de 40 marcas de laboratórios que têm mais de 800 unidades – como Delboni Auriemo, Lavoisier Diagnósticos, Alta Excelência Diagnóstica, Salomão Zoppi Diagnósticos, Sérgio Franco, CDPI, Lâmina, Bronstein, Frischmann, entre outros –, a Dasa dá acesso a 5 mil tipos de testes e realiza mais de 250 milhões de exames por ano. Considerado hoje um dos mais importantes players de Saúde, a Dasa se encontra em uma posição estratégica para realizar e acelerar a visão de futuro e transformar a saúde com uma visão agregadora, humana, eficiente e fortemente inovadora, orientado para a medicina absolutamente personalizada, individualizada e de precisão. Alguns alicerces viabilizam sua vantagem competitiva: o corpo clínico e científico altamente qualificado; o uso da tecnologia aplicada aos dados, a capilaridade e o modelo de gestão. Nesse sentido, a companhia trabalha para criar valor para toda a cadeia por meio da promoção de conexões inteligentes para a saúde.

Dasa História de sucesso com a QualiSign

A Experiência

O mercado de Medicina Diagnóstica tem um grande desafio, que exige constante inovação, pesquisa e tecnologia para promover a medicina preditiva com foco no bem-estar e na qualidade de vida das pessoas. A Dasa é líder em diagnósticos no Brasil e maior empresa do setor na América Latina. São 250 milhões de exames por ano, mais de 800 unidades de atendimento para coleta de amostras para análise clínicas e exames de imagens, mais de 40 marcas de laboratórios e mais de 2.000 médicos que compõe a equipe.

A escolha do sistema de gestão de contratos foi a e-Law e a plataforma de assinatura digital e eletrônica foi a QualiSign. A integração entre as plataformas foi essencial para a escolha dos fornecedores, completou Rosangela.

Fornecedores e Clientes

A implantação da assinatura digital teve inicio em 2017, abrangendo a formalização de contratos com os clientes, que no caso da Dasa são os planos de saúde e fornecedores. “A implementação para os fornecedores foi mais rápida, porque tínhamos mais controle da situação e pudemos estabelecer um prazo para que todos se adequassem.

Agilidade

Quando os contratos eram em papel, o processo de formalização era bem demorado. Depois da minuta pronta, levava-se em média de 45 a 60 dias, para a formalização do contrato. O processo era resumidamente assim: imprime minuta, valida no jurídico, assina na diretoria da Dasa, volta para o jurídico, depois o contrato vai pra compras que envia ao fornecedor. A partir daí, o fornecedor providencia as assinaturas e devolve a via assinada à área de compras que repassa ao jurídico para controle e arquivo.” No novo processo digital, após a minuta estar pronta, o prazo para a coleta das assinaturas tem sido entre 2 e 10 dias, ou seja, na pior das hipóteses uma redução de 78% no tempo de formalização”, comentou Sidnei Sousa, Analista de Compras Sênior.

Estratégia de balanceamento

Apesar da resistência da mudança cultural do papel para o mundo digital os fornecedores se adaptaram mais rapidamente. A estratégia de implementação do uso da assinatura digital e eletrônica nos contratos foi balanceada para dar mais agilidade ao processo. As empresas de grande e médio porte utilizaram a assinatura digital, que requer o uso do certificado digital, hoje mais comum no mundo corporativo.

“Já para empresas de pequeno porte ou prestadores de serviços, muitas vezes pessoas físicas, foram orientadas a assinar de forma eletrônica, ou seja, utilizando login/senha e SMS/Biometria. Desta forma, não oneramos o pequeno fornecedor que não precisou adquirir o certificado. O pessoal do suporte da QualiSign também foi muito importante, auxiliando e orientando a Dasa e seus fornecedores. Foi de tirar o chapéu”, enfatizou Sidnei.

Diretoria plugada na tecnologia e inovação

Já com os diretores da Dasa a adaptação foi muito rápida. A diretoria já utilizava aplicativos e soluções via smartphone. A exigência foi que a solução adotada permitisse a assinatura digital ou eletrônica por meio de dispositivos móveis. Com áreas internas, houve no início alguma resistência à aceitação da tecnologia e desconfiança se o novo processo iria funcionar. “Natural para quem está acostumado a mexer sempre com o papel. Assim que começaram a utilizar o novo processo, reconheceram as vantagens da assinatura digital e de sua validade jurídica”, comentou Rosangela.

Controle e gestão dos contratos

Outro ponto bastante importante foi a simplificação do controle dos contratos. Com os contratos em papel, a gestão era bem mais complicada. Saber com quem está, quem ainda faltava para assinar, a localização do documento, sem falar no extravio gerava que retrabalhos e custos para organização. “Os contratos formalizados em meio digital, permitem controlar onde estão e quem ainda não assinou, por exemplo, facilitando o controle e dando mais agilidade ao processo. Temos também uma maior rastreabilidade, do histórico, daquilo que foi combinado”, disse Rosangela.

Produtividade

Aumento de produtividade também foi reconhecido pela Dasa. Na medida que o processo se tornou mais ágil e mais simples o tempo gasto com o controle foi menor. Segundo Sidnei, “o tempo gasto no controle do contrato em papel era de 40% do tempo de uma pessoa e passou para 10% no meio digital, assim houve um ganho de 30% de produtividade.”

Evolução e Expansão do uso

Existem perspectivas de aumento do uso por parte de outras áreas, como por exemplo a assinatura de contratos com clientes e outros documentos. A inovação faz parte de nosso DNA. Apesar da resistência da mudança cultural do papel para o digital, os benefícios são tão arrebatadores que cada vez mais estaremos utilizando o meio digital, é inexorável”, concluiu Rosangela.

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