Clientes y Casos de Éxito

Comgás consolida y expande uso de la firma digital

Aumento de la agilidad, reducción de costos y mejor control.

Comgás logo

Solución Propuesta

Solución SaaS (Software como Servicio) de Firma Digital y Workflow a través del Portal QualiSign.

Necesidad del Cliente

Expansión del uso de la firma digital para otros departamentos.

Sobre Comgás

La Compañía de Gas de San Pablo (Comgás) trabaja para ser la mejor alternativa energética para las personas, las empresas y la sociedad, ofreciendo servicios y soluciones que anticipan el futuro.

Con suministro constante y asistencia especializada 24h, Comgás atiende a más de 1,6 millón de clientes en su área de concesión en el estado de San Pablo: la Región Metropolitana de San Pablo, la Región Administrativa de Campinas, la Bajada Santista y el Valle de Paraíba.

La Compañía posee cerca de 14 mil kilómetros de red de distribución en 85 municipios, abasteciendo con gas natural los segmentos industrial, comercial, residencial y automotriz, además de viabilizar proyectos de cogeneración y suministrar gas para plantas de termo-generación.

Comgas História de sucesso com a QualiSign

La Experiencia

Hace tres años, más exactamente en el primer semestre del 2013, la Compañía de Gas de San Pablo (Comgás), por medio de su área de gestión de compras, implantó la firma digital en contratos con proveedores. A pesar de las dificultades iniciales de adaptación, principalmente de los proveedores, la medida fue un éxito y obtuvo reconocimiento del mercado. Tanto que Comgás continúa siendo visitada por diversas empresas para conocer, de cerca, la iniciativa.

El responsable de la implementación del proyecto fue Maurício Delfino, analista senior de suministros de Comgás, hoy consultor de Gestión Contratados. Entusiasta del paperless y de la innovación, Delfino recuerda un episodio que fue un marco en el proceso de adopción de la firma digital de la Compañía.

“Un caso emblemático, entre nuestros proveedores, es el de una pequeña empresa de movimiento de tierras con solo dos socios, padre e hijo, que conducían sus tractores y, en el medio del lodazal, retiraron del bolsillo sus certificados digitales para firmar inmediatamente el contrato. A partir de ahí tuvimos la evidencia de que el certificado digital ya estaba siendo utilizado por empresas de pequeño tamaño, lo que antes parecía un posible obstáculo para masificar la implementación de la firma digital. Este ejemplo reforzó aún más nuestra convicción de que estábamos en el camino correcto”, comenta Delfino.

“La tecnología tiene sus peculiaridades y demora algún tiempo para encantar. Pero, después que esto sucede, comienza un círculo virtuoso que contagia rápidamente a las personas. Esto ocurrió en Comgás y enseguida otros sectores de la empresa comenzaron a utilizar los servicios”, observa el consultor de Gestión de Contratadas de la Compañía.

¿El resultado? Más eficiencia y agilidad. Con la adopción de esa tecnología, Comgás disminuyó significativamente el tiempo de sus procesos internos, redujo costos y ganó en productividad.

No por casualidad la cultura de la firma digital está cada vez más diseminada en la empresa, que tiene más de 1,6 millón de clientes en su área de concesión. “Es cada vez más común discutir nuevos procesos o revisar los procesos existentes siempre considerando la utilización de esta tecnología. Siempre con el pensamiento innovador y la voluntad de hacerlo realidad, continuamos en el camino de la búsqueda incesante por mayor eficiencia operativa”, afirma Delfino.

Aumento de productividad

En el área de contratos, Comgás consolidó el proceso y hoy trabaja con “cero papel”. Una de las constataciones recientes fue el aumento de productividad en el proceso de formalización. “Tuvimos un aumento del 65% en el tiempo de formalización del contrato, lo que generó un impacto del 14% en la productividad de los recursos”, destaca Maurício Delfino.

Notificación electrónica

Comgás redujo el tiempo de envío de notificaciones para las empresas contratadas que no cumplen plazos y también en los casos de daños cometidos por terceros — por ejemplo, otras concesionarias de servicios que, al realizar obras de excavación, afectan la red de gas.

Antes, esos casos eran notificados por medio de una carta registrada con aviso de recibimiento (AR).

“Usted tenía que imprimir la notificación y preparar el sobre y las informaciones para las ARs. Esto demoraba en media tres días. Por e-mail, el tiempo es medido en minutos, además de que el costo es menor y el proceso de envío y verificación es mucho más práctico”, explica Delfino.

Escritura de Poder Electrónica

Necesaria en el proceso de delegación de poderes, la escritura de poder es una herramienta esencial por darle celeridad a los procesos y proyectos de la empresa. En Comgás, el departamento jurídico, responsable de las áreas de contratos y actos societarios, innovó con la firma digital de escrituras de poder electrónicas. Como consecuencia, la delegación de poderes es más ágil, además de reducir costos.

“Una escritura de poder en papel demoraba de una a dos semanas para ser formalizada. Con la electrónica, comenzó a tomar de uno a tres días”, enfatiza Marília Ventura, abogada de la empresa.

“Al inicio, algunos órganos tuvieron alguna dificultad para entender lo que era una escritura de poder firmada digitalmente, pero hoy la mayoría ya la acepta”, comenta Marília.

Entre los que hoy acatan normalmente el documento electrónico están la Junta Comercial SP, el CREA-SP, la Arsesp (Agencia Reguladora de Saneamiento y Energía del Estado de San Pablo), la Sabesp y otras concesionarias.

El control en el mundo electrónico también es mucho más fácil. En las renovaciones, por ejemplo, el departamento jurídico es notificado anticipadamente del vencimiento de las escrituras de poder y el proceso de renovación es simplificado, permitiendo la creación de una nueva escritura de poder a partir de otra previamente existente. La localización de las escrituras de poder en el mundo electrónico también es más simple, pues ella está siempre disponible en el Portal.

‘As Built’ firmado digitalmente

Otra aplicación de la firma digital está en el área de Registro Técnico de redes de distribución de gas. Comgás adiciona anualmente cerca de 1.000 km en redes de gas. El área de Registro Técnico es la responsable de controlar, mapear y monitorear todo este crecimiento. Después de la ejecución de una obra de construcción de red, los prestadores de servicios deben enviar el plano de ejecución para que el área de Registro Técnico pueda saber con exactitud cuál trabajo fue realizado — y dónde.

“Muchas veces el proveedor encuentra en campo algunos obstáculos que no fueron posibles de ser mapeados en la etapa de proyecto. Por eso es necesario que él nos entregue el nuevo plano después de la ejecución de cada servicio. A este planto le damos el nombre de ‘As Built’ (como está hecho, en traducción libre) ”, esclarece Sílvio Tomaz, analista del área de Registro Técnico de Comgás.

El plano es enviado y firmado digitalmente por el prestador de servicio a través del Portal QualiSign, siendo firmado enseguida por el ingeniero de Comgás

Según Sílvio, el proceso implantado hace un año hizo mucho más ágil el día a día del departamento. “Un plano demoraba como promedio siete días para ser firmado y ahora, en el medio digital, demora solamente dos días hábiles. ¡Técnicamente el podría ser firmado en solo cinco minutos! Esta es una gran ventaja, pero también tuvimos otros beneficios: mayor seguridad, porque el plano no ‘anda’ por ahí en la caja del motoboy; la reducción de costos por el lado del proveedor, pues el plano era impreso en papel vegetal y era enviado físicamente para Comgás.”

Además del ahorro de los prestadores de servicio, Comgás obtuvo una reducción de costo de 15 a 20 mil reales por año, sin contar con lo que gastaría con el almacenamiento y gestión del inventario creciente de las plantas en papel. Hoy, el 97% del volumen de planos “As Built” ya están insertados en el proceso con la firma digital, con una media mensual de 120 hojas.

La movilidad y la conveniencia son otras ventajas, de acuerdo con el analista del área de Registro Técnico de Comgás. “Las obras están distribuidas por varias ciudades del estado, y, con la distancia, el proceso de formalización demoraba aún más. El ingeniero antes debía volver a la matriz para firmar los ‘As Builts’. Hoy, él entra al Portal desde donde esté y firma, colocando un fin al problema. ”

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